Размер:
A A A
Цвет: C C C
Изображения Вкл. Выкл.
Обычная версия сайта
Поиск

Положение об архивном отделе

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ СВЕТЛОЯРСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

  1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

         1.1. Архивный отдел администрации Светлоярского муниципального района Волгоградской области (далее – отдел), как структурное подразделение  администрации Светлоярского муниципального района Волгоградской области (далее – администрация района) без статуса юридического лица, создан для выполнения полномочий администрации района в сфере архивного дела.

1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации (далее – РФ), законодательством Волгоградской области в сфере архивного дела, Уставом Светлоярского муниципального района, нормативно - правовыми актами органов местного самоуправления Светлоярского муниципального  района (далее – район), а также нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства Министерства культуры Российской Федерации (далее – Росархив), Комитета культуры Волгоградской области (далее – Комитет культуры) и настоящим Положением.

1.3. Положение об отделе утверждается постановлением администрации района. Все изменения и дополнения к настоящему положению утверждаются постановлением администрации района.

1.4. Указания отдела по вопросам архивного дела обязательны на территории района для учреждений, предприятий, организаций (далее – организации) всех форм собственности, в результате деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации (далее – Архивный фонд РФ).

2.      ПОРЯДОК СОЗДАНИЯ И ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОТДЕЛА

2.1. Отдел создается в структуре администрации района правовым актом об утверждении структуры и штатной численности администрации района и осуществляет свою деятельность на основании Положения, утверждаемого главой муниципального района.

2.2. Отдел возглавляет начальник, являющийся муниципальным служащим, исполняющий свои обязанности в порядке, определенном законодательством о муниципальной службе и Трудовым кодексом Российской Федерации.

2.3. Начальник архивного отдела администрации района (далее – начальник отдела) назначается и освобождается от должности главой муниципального района.

2.4. Начальник архивного отдела непосредственно подчиняется заместителю главы администрации района согласно  распределению полномочий между руководителями администрации района.

2.5. В случае временного отсутствия начальника отдела его обязанности исполняет сотрудник архивного отдела, назначаемый в установленном порядке.

2.6. Штатная численность и номенклатура должностей работников отдела устанавливаются главой муниципального района, исходя из возложенных на него задач и функций, а также объема выполняемых работ.   

2.7. Начальник отдела отчитывается о работе отдела и состоянии архивного дела в районе перед главой муниципального района, Комитетом культуры.

 2.8. Отдел осуществляет свою работу во взаимодействии с органами местного самоуправления района, муниципальными организациями и общественными объединениями.

2.9. Отдел имеет бланк с указанием своего наименования и  печать  для заверения архивных справок, копий и выписок из архивных документов.

2.10. Финансирование и материально-техническое обеспечение отдела осуществляется за счет средств районного бюджета и субвенции из областного фонда компенсаций на осуществление государственных полномочий Волгоградской области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, отнесенных к собственности Волгоградской области, пропорционально количеству архивных документов областной собственности, находящихся на хранении.

2.11. Ликвидация и реорганизация отдела осуществляется в установленном порядке. Архивные фонды и архивные документы  при   реорганизации отдела передаются его правопреемнику. При отсутствии правопреемника архивные фонды и архивные документы могут быть переданы на постоянное хранение в один из государственных архивов, подведомственных  Комитету культуры, на основании договора между Комитетом культуры и администрацией района.

3. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ОТДЕЛА

         3.1. Осуществление на территории района полномочий в сфере архивного дела в пределах своей компетенции.

3.2. Обеспечение сохранности и государственный учет архивных документов, включенных в состав Архивного фонда РФ, и документов по личному составу ликвидированных организаций.

3.3. Комплектование архивного отдела документами Архивного фонда РФ, имеющими научно-историческое, экономическое, политическое, социальное или культурное значение для населения района.

3.4. Организационно-методическое руководство организацией документов в делопроизводстве и работой архивов органов местного самоуправления района, муниципальных учреждений и муниципальных унитарных предприятий, содействие другим организациям, действующим на территории района, и гражданам, в деятельности которых образуются документы Архивного фонда РФ.

3.5. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, удовлетворение прав граждан на доступ к архивным документам, организация использования документов.

3.6. Контроль над соблюдением законов и иных нормативных актов в сфере архивного дела.

4. ФУНКЦИИ ОТДЕЛА

Отдел для выполнения своих задач выполняет следующие функции:

4.1. Осуществляет хранение:

- документов Архивного фонда РФ, образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления, муниципальных учреждений, муниципальных унитарных предприятий;

- документов Архивного фонда РФ, образовавшихся в деятельности органов государственной власти и организаций, действовавших на территории района и отнесенных к собственности Волгоградской области;

- документов Архивного фонда РФ, образовавшихся в деятельности органов государственной власти и организаций, действовавших на территории района и отнесенных к федеральной собственности, на основании договора между администрацией района и собственником документов;

- документов негосударственных организаций, общественных объединений и граждан, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда РФ, передаваемых их собственниками или владельцами на постоянное хранение в отдел на договорной основе;

- документов по личному составу ликвидированных предприятий, в том числе в результате банкротства, действовавших на территории района;

- фотодокументов, а также при наличии надлежащих условий кино -,  фоно -, видеодокументов, отражающих прошлое и настоящее района;

- печатных, иллюстративных и других материалов, дополняющих фонды отдела;

- учетных документов, архивных справочников и других материалов для осуществления своей деятельности.

4.2. Проводит мероприятия по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.

4.3. В установленном порядке осуществляет государственный учет документов, принятых в отдел и представляет учетные данные в Комитет культуры Волгоградской области.

4.4. Обеспечивает в установленном порядке ведение государственного учета документов Архивного фонда РФ, других архивных документов, хранящихся в организациях – источниках комплектования отдела.

4.5. Разрабатывает и уточняет списки источников комплектования отдела, представляет их на согласование в Комитет культурыи на утверждение главы муниципального района.

4.6. Организует отбор архивных документов организаций – источников комплектования отдела для постоянного хранения и осуществляет их прием в отдел в соответствии с законодательно установленными сроками.

4.7. Разрабатывает и реализует мероприятия по комплектованию отдела записями воспоминаний, материалами фото-,  кино- и видеосъемок знаменательных событий и мероприятий района.

4.8. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам, хранящимся в отделе,  в том числе автоматизированные информационно – поисковые системы, с целью оперативного использования содержащейся в них информации.

4.9. Осуществляет организационно – методическое руководство работой организаций - источников комплектования отдела, оказывает им необходимую помощь в вопросах организации и методики работы с документами, проводит проверки состояния ведомственного хранения архивных документов.

4.10. Осуществляет в установленном порядке:

- рассмотрение и представление на утверждение экспертно – проверочной и методической комиссии Комитета культуры поступившие от организаций – источников комплектования отдела описи дел постоянного хранения;

- согласование нормативно – методических документов организаций – источников комплектования отдела: Положения об архиве, Положения об экспертной комиссии, номенклатуры дел  и инструкции по делопроизводству;

- согласование описей дел по личному составу организаций - источников комплектования отдела, а также ликвидированных организаций, документы которых подлежат приему в отдел;

- согласование актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения организаций - источников комплектования отдела.

4.11. Имеет представителя в экспертной комиссии администрации района.

4.12. Информирует органы местного самоуправления, муниципальные организации района о составе и содержании документов отдела, исполняет запросы на документную информацию.

4.13. Исполняет запросы юридических и физических лиц на документную информацию путем выдачи в установленном порядке дел во временное пользование, для работы в архиве.

4.14. Исполняет социально-правовые и тематические запросы организаций и граждан, выдает заверенные  в установленном порядке архивные справки, копии и архивные выписки из документов.

4.15. Использует документы отдела в социально – экономических и культурных целях путем организации выставок, экскурсий, встреч с общественностью, проведение уроков для школьников, радио – и телепередач, публикаций архивных документов и материалов по ним в периодической печати.

4.16. Проводит прием граждан, рассматривает жалобы, заявления, предложения граждан по вопросам, относящимся к компетенции отдела, консультирует их по вопросам розыска архивных документов.

4.17. Проводит мероприятия по улучшению организации документов в делопроизводстве и их ведомственном хранении, по повышению квалификации работников, ответственных за делопроизводство и архив.

4.18. Разрабатывает для внесения в установленном порядке в органы местного самоуправления проекты нормативных правовых актов в сфере архивного дела.

5. ПРАВА  ОТДЕЛА

Отдел имеет право:

5.1. Представлять администрацию района по всем вопросам, входящим в компетенцию отдела.

5.2. Давать в пределах своей компетенции организациям района обязательные для исполнения указания по  работе ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

5.3. Запрашивать и получать от  организаций - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности и формы собственности, необходимые сведения  о работе и состоянии ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

5.4. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и других мероприятиях, проводимых администрацией района, ее структурными подразделениями,  в пределах своей компетенции, участвовать в работе экспертных комиссий организаций.

5.5. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности документов Архивного фонда РФ и  документов по личному составу, образовавшихся в деятельности ликвидируемых организаций.

5.6. Вносить на рассмотрение администрации района предложения по развитию архивного дела, участвовать в их рассмотрении.

6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

6.1. Отдел несет ответственность за сохранность документов, поступивших в установленном порядке на хранение в отдел, их своевременный учет и использование; за достоверность и полноту информации, предоставляемой по архивным документам.

6.2. Начальник отдела несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и осуществление отделом своих функций, состояние трудовой и производственной дисциплины в соответствии с действующим законодательством и с учетом прав, предоставляемых настоящим положением.

6.3. Работники отдела осуществляют свои полномочия в соответствии с должностными обязанностями, за ненадлежащее исполнение своих обязанностей несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.